La règle en une ligne
Une seule de ces pièces est comptable : la facture. Toutes les autres préparent, accompagnent ou confirment — aucune n'entre dans votre chiffre d'affaires, aucune ne porte de TVA à déclarer, aucune ne se retrouve dans le journal des ventes.
Le devis
Votre proposition de prix. Il n'engage personne tant qu'il n'est pas accepté, et il porte une date de validité : sans elle, un client peut revenir six mois plus tard en exigeant un prix que vos coûts ne permettent plus. Une fois accepté, il devient la base de la facture — et le retaper à la main est le meilleur moyen d'introduire un écart entre ce qui a été promis et ce qui est facturé.
La facture proforma
C'est une facture d'apparence, qui n'en est pas une. On l'émet quand le client a besoin d'un document ressemblant à une facture avant que l'opération ait lieu : pour obtenir un financement, ouvrir un dossier, faire valider une dépense en interne, ou pour une formalité d'importation.
Elle ne porte pas de numéro de facture et n'entre dans aucun compte. La confondre avec une vraie facture est l'erreur la plus coûteuse des quatre : on croit avoir facturé, on ne relance pas, et la vente n'apparaît nulle part.
Le bon de commande
La confirmation, par le client, de ce qu'il commande. C'est la pièce qui prouve l'accord quand un devis a été discuté par téléphone, et celle qu'on ressort quand le client conteste une quantité.
Le bon de livraison
Il accompagne la marchandise et fait la preuve de la remise, signature du client à l'appui. Deux raisons de le soigner :
- c'est lui qui sort la marchandise du stock, pas la facture — sinon ce que vous croyez avoir sur l'étagère et ce qui s'y trouve vraiment divergent ;
- on peut choisir d'y masquer les prix : le livreur ou le magasinier du client n'a pas à connaître vos tarifs.
Piège classique : une facture établie à partir d'un bon de livraison ne doit pas sortir le stock une seconde fois. La sortie a déjà eu lieu.
Et le contrat
Pour une prestation qui dure — maintenance, abonnement, accompagnement — c'est lui qui pose les conditions, et la facturation qui se répète en découle. Il ne remplace aucune facture : chaque échéance en produit une.