Le principe
Pour certaines opérations, la loi charge celui qui paie de prélever une part du montant et de la reverser à l'administration. Cette somme n'est pas perdue : elle vient en avance sur votre propre impôt. Mais pour la faire valoir, il vous faut la preuve qu'elle a bien été versée — et cette preuve, c'est votre client qui la détient.
Les taux qu'on rencontre
Les taux usuels vont de 1,5 % à 15 % selon la nature de l'opération — honoraires, loyers, marchés, commissions. Le taux applicable dépend de l'opération et de la qualité des deux parties : c'est exactement le genre de point à faire confirmer avant d'émettre, pas après.
Sur quelle base
L'usage courant est de calculer la retenue sur le montant toutes taxes comprises, hors timbre fiscal. C'est un détail qui change le montant versé, et c'est aussi celui sur lequel deux logiciels donnent parfois deux résultats — à faire confirmer par votre comptable.
L'attestation : la partie qu'on oublie
Votre client doit vous remettre une attestation de retenue. Sans elle, vous ne pouvez pas faire valoir ce qui a été retenu : l'argent a bien quitté votre facture, mais rien ne prouve qu'il est allé à l'administration.
Ne pas réclamer une attestation, c'est payer deux fois. C'est pour ça qu'un suivi des attestations manquantes vaut mieux qu'une note sur un coin de bureau — on ne réclame pas spontanément un papier six mois après, et c'est précisément le délai au bout duquel il devient difficile à obtenir.
Et dans l'autre sens
Si c'est vous qui payez un fournisseur soumis à retenue, la même obligation vous incombe : prélever, reverser, et lui remettre son attestation. Les deux moitiés figurent d'ailleurs sur la même déclaration annuelle d'employeur — celle qui porte à la fois les salaires versés et les retenues opérées sur les fournisseurs. On les confond souvent.